Dokumentenmanagement
Der Ordnerschrank ist voll, und trotzdem findet niemand den Bescheid von vor drei Jahren. Wir bauen eine digitale Ablage auf, in der jedes Dokument in Sekunden auffindbar ist, auch vom Feld aus.
Was wir für Sie übernehmen
- Aufbau einer Ordnerstruktur, die zu Ihrem Betrieb passt
- Digitalisierung Ihrer bestehenden Papierunterlagen
- Automatische Texterkennung, damit Dokumente durchsuchbar werden
- Regeln für Ablage, Benennung und Aufbewahrungsfristen
- Zugriffsrechte für Familie, Mitarbeiter, Steuerberater und Berater
- Laufende Ablage neu eingehender Post und Rechnungen
Suchen statt blättern
Mit Texterkennung wird jedes eingescannte Dokument durchsuchbar. Sie geben eine Flurstücksnummer oder einen Rechnungsbetrag ein und haben das Dokument sofort auf dem Schirm.
Das zahlt sich vor allem bei Kontrollen und Audits aus. Was früher eine halbe Stunde Suchen war, ist eine Eingabe.
Aufbewahrungsfristen automatisch einhalten
Steuerliche und fachrechtliche Aufbewahrungsfristen unterscheiden sich. Wer alles gleich lange behält, sammelt unnötig, wer zu früh entsorgt, hat ein Problem.
Wir hinterlegen je Dokumentart die richtige Frist. Das System zeigt an, was aufbewahrt werden muss und was weg darf.
Häufige Fragen
Wer digitalisiert die alten Ordner?
Auf Wunsch übernehmen wir das. Alternativ zeigen wir Ihnen, wie Sie mit einem Dokumentenscanner selbst zügig vorankommen.
Kann mein Steuerberater direkt zugreifen?
Ja. Wir richten einen eigenen Zugang mit genau den Rechten ein, die Ihr Steuerberater braucht. Der Belegversand per Mail entfällt damit.
Weitere Leistungen im Bereich Digitalisierung & Software
Sprechen wir über Ihren Betrieb
Im kostenlosen Erstgespräch schauen wir uns an, was bei Ihnen anfällt, und sagen Ihnen offen, was wir davon übernehmen können.
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