Dokumentenmanagement
Der Ordnerschrank ist voll, und trotzdem findet niemand den Bescheid von vor drei Jahren. Wir bauen eine digitale Ablage auf, in der jedes Dokument in Sekunden auffindbar ist, auch vom Feld aus.
Leistungsumfang: Dokumentenmanagement
- Aufbau einer Ordnerstruktur, die zu Ihrem Betrieb passt
- Digitalisierung Ihrer bestehenden Papierunterlagen
- Automatische Texterkennung, damit Dokumente durchsuchbar werden
- Regeln für Ablage, Benennung und Aufbewahrungsfristen
- Zugriffsrechte für Familie, Mitarbeiter, Steuerberater und Berater
- Laufende Ablage neu eingehender Post und Rechnungen
Suchen statt blättern
Mit Texterkennung wird jedes eingescannte Dokument durchsuchbar. Sie geben eine Flurstücksnummer oder einen Rechnungsbetrag ein und haben das Dokument sofort auf dem Schirm.
E-Rechnungen im XRechnung- oder ZUGFeRD-Format übernehmen wir als Originaldatei mit lesbarer Ansicht. Was seit 2025 gilt und was 2027 und 2028 kommt, steht im Ratgeber E-Rechnung in der Landwirtschaft.
Das zahlt sich vor allem bei Kontrollen und Audits aus. Was früher eine halbe Stunde Suchen war, ist eine Eingabe.
Aufbewahrungsfristen automatisch einhalten
Steuerliche und fachrechtliche Aufbewahrungsfristen unterscheiden sich. Wer alles gleich lange behält, sammelt unnötig, wer zu früh entsorgt, hat ein Problem.
Wir hinterlegen je Dokumentart die richtige Frist. Das System zeigt an, was aufbewahrt werden muss und was weg darf.
Die Ablage entscheidet über die Kontrolle
Bei Kontrolle und Audit wird nicht nur gefragt, ob ein Nachweis existiert, sondern wie schnell er vorliegt. Wer eine halbe Stunde sucht, verliert an Glaubwürdigkeit, auch wenn am Ende alles vollständig ist.
Mit Volltextsuche über eingescannte Dokumente ist ein Beleg in Sekunden da – auch dann, wenn niemand mehr weiß, in welchem Jahr er abgelegt wurde.
Zusammenarbeit mit Steuerberater und Bank
Belege, Verträge und Bescheide werden von mehreren Seiten gebraucht. Statt jedes Mal zu kopieren und zu mailen, richten wir Bereiche ein, auf die Steuerberater, Bank oder Berater direkt zugreifen können – jeweils nur auf das, was sie brauchen.
Welche Unterlagen wie lange aufzubewahren sind, haben wir im Ratgeber zusammengestellt: Aufbewahrungsfristen für betriebliche Unterlagen.
So läuft die Zusammenarbeit ab
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Ablagestruktur festlegen
Eine Struktur, die zum Betrieb passt: nach Jahr, Vorgang und Beteiligten – nicht nach dem Zufall gewachsener Ordner.
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Bestand digitalisieren
Die laufenden Jahre werden erfasst, ältere Unterlagen nach Aufbewahrungsfrist. Sie entscheiden, wie weit zurück es sinnvoll ist.
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Eingang automatisieren
Post, Mails und Rechnungen laufen künftig direkt in die Ablage – per Scan, Weiterleitung oder Foto.
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Zugriffe und Fristen setzen
Wer was sehen darf, wird geregelt; Aufbewahrungs- und Löschfristen laufen automatisch mit.
Häufige Fragen
Wer digitalisiert die alten Ordner?
Auf Wunsch übernehmen wir das. Alternativ zeigen wir Ihnen, wie Sie mit einem Dokumentenscanner selbst zügig vorankommen.
Kann mein Steuerberater direkt zugreifen?
Ja. Wir richten einen eigenen Zugang mit genau den Rechten ein, die Ihr Steuerberater braucht. Der Belegversand per Mail entfällt damit.
Darf ich Papierbelege nach dem Scannen wegwerfen?
Für das ersetzende Scannen gelten formale Anforderungen an Verfahren und Dokumentation, und für einzelne Dokumentarten bleibt das Original erforderlich. Stimmen Sie das mit Ihrem Steuerberater ab – wir richten das Verfahren danach aus.
Wer übernimmt das Scannen der Altbestände?
Auf Wunsch wir. Die meisten Betriebe fangen mit den laufenden zwei Jahren an und lassen ältere Ordner so, wie sie sind.
Zum Nachlesen im Ratgeber
Hintergrund, Fristen und typische Fehler zu diesem Thema – von uns aufgeschrieben.
Weitere Leistungen im Bereich Digitalisierung & Software
Der Bereich Digitalisierung & Software umfasst noch diese Leistungen.
Sprechen wir über Ihren Betrieb
Im kostenlosen Erstgespräch schauen wir uns an, was bei Ihnen anfällt, und sagen Ihnen offen, was wir davon übernehmen können.
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