Digitale Formulare
Auf jedem Betrieb hängen Listen an der Wand, die jemand ausfüllen soll und die niemand auswertet. Digitale Formulare machen aus diesen Zetteln nutzbare Daten, die sofort dort liegen, wo sie hingehören.
Leistungsumfang: Digitale Formulare
- Aufnahme aller Formulare und Listen, die bei Ihnen im Umlauf sind
- Umsetzung als digitale Erfassung für Smartphone und Tablet
- Pflichtfelder und Plausibilitätsprüfungen, damit nichts fehlt
- Automatische Ablage im richtigen Ordner und Format
- Erinnerungen für wiederkehrende Eintragungen
- Auswertungen und Exporte für Kontrollen und Audits
Weniger Nachfragen, weniger Lücken
Ein Papierformular ist entweder ausgefüllt oder nicht. Eine digitale Erfassung kann daran erinnern, Pflichtfelder einfordern und den Eintrag mit Zeitstempel versehen.
Für Audits ist das ein spürbarer Unterschied. Lücken fallen sofort auf und lassen sich schließen, bevor der Prüfer kommt.
Auf Ihren Betrieb zugeschnitten
Wir bauen die Formulare so, wie bei Ihnen gearbeitet wird, nicht nach einer Vorlage von der Stange. Felder, die niemand braucht, fliegen raus.
Ändert sich eine Vorgabe, passen wir das Formular an. Sie müssen keine neuen Vordrucke drucken.
Welche Nachweise typischerweise digital laufen
Fast jeder wiederkehrende Papiernachweis lässt sich als kurzes Formular abbilden. Am häufigsten richten wir diese ein:
- Reinigungs- und Desinfektionsnachweise
- Temperatur- und Kühlkontrollen
- Tierbeobachtung, Kontrollgänge und Behandlungen
- Wareneingang und Futtermittelzukauf
- Schädlingsmonitoring und Anlagenkontrollen
- Einweisungen und Schulungsnachweise für Mitarbeiter
Warum digitale Nachweise im Audit besser dastehen
Papierlisten werden im Zweifel am Vortag ausgefüllt, und genau das sieht ein erfahrener Auditor. Ein digitaler Eintrag trägt Zeitstempel und Nutzer – der Nachweis ist damit nicht nur vorhanden, sondern belastbar.
Für die Zertifizierung ziehen wir daraus auf Knopfdruck den Zeitraum, den der Auditor sehen will, statt Ordner zu kopieren.
So läuft die Zusammenarbeit ab
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Nachweispflichten sammeln
Wir listen auf, was in Ihrem Betrieb regelmäßig dokumentiert werden muss – gesetzlich, vom Abnehmer und vom Zertifizierer.
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Formulare entwerfen
Pro Nachweis ein kurzes Formular, zugeschnitten auf Ihre Abläufe, mit Pflichtfeldern an den Stellen, an denen sonst Lücken entstehen.
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Am Gerät testen
Getestet wird dort, wo es genutzt wird: mit Handschuhen, im Stall, ohne Empfang.
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Auswertung einrichten
Die Einträge laufen automatisch in Ihre Ablage und in die Auszüge für Audit und Kontrolle.
Häufige Fragen
Funktioniert das auch ohne Empfang im Stall?
Ja. Die Erfassung läuft offline weiter und überträgt die Einträge, sobald wieder Verbindung besteht.
Werden die digitalen Nachweise bei Audits anerkannt?
Digitale Aufzeichnungen sind bei den gängigen Standards zulässig, sofern sie nachvollziehbar und unveränderbar abgelegt sind. Genau so richten wir sie ein.
Brauchen die Mitarbeiter dafür ein eigenes Gerät?
In der Regel reicht das vorhandene Smartphone. Wo mehrere Personen an einer Station arbeiten, richten wir ein günstiges Tablet mit einem gemeinsamen Zugang ein.
Können wir vorhandene Papierformulare übernehmen?
Ja. Wir bilden Ihre bestehenden Listen zunächst eins zu eins ab und räumen erst auf, wenn sich im Alltag zeigt, welche Felder tatsächlich gebraucht werden.
Zum Nachlesen im Ratgeber
Hintergrund, Fristen und typische Fehler zu diesem Thema – von uns aufgeschrieben.
Weitere Leistungen im Bereich Digitalisierung & Software
Der Bereich Digitalisierung & Software umfasst noch diese Leistungen.
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