QS-Audit vorbereiten: Die Checkliste
Welche Unterlagen beim QS-Audit verlangt werden, welche Abweichungen am häufigsten auftreten und wie sich die Vorbereitung auf eine Durchsicht reduzieren lässt.
Das Wichtigste in Kürze
- Die häufigsten Abweichungen betreffen Bestandsregister, Futtermittelbelege und Arzneimitteldokumentation.
- Aufzeichnungen aus dem Vorjahr lassen sich nicht nachholen. Wer erst zwei Wochen vorher anfängt, findet Lücken.
- Eine gemeinsame Dokumentation für mehrere Standards halbiert den Aufwand.
- Abweichungen müssen innerhalb einer Frist behoben und nachgewiesen werden.
Die drei Klassiker unter den Abweichungen
Wenn wir Betriebe auf ein Audit vorbereiten, finden wir immer wieder dieselben drei Punkte. Wer sie im Griff hat, kommt in aller Regel ohne größere Beanstandung durch.
Erstens das Bestandsregister. Zu- und Abgänge müssen zeitnah eingetragen sein und mit den Meldungen an die Tierdatenbank übereinstimmen. Abweichungen zwischen beiden fallen sofort auf.
Zweitens die Futtermittelbelege. Für jeden Zukauf muss ein Lieferschein oder eine Rechnung vorliegen, aus der Herkunft und Zusammensetzung hervorgehen.
Drittens die Tierarzneimitteldokumentation. Anwendung, Wartezeit und Abgabebeleg des Tierarztes müssen zusammenpassen.
Was Sie bereithalten sollten
Die folgende Liste deckt den größten Teil dessen ab, was ein Auditor sehen will. Sie ersetzt nicht den betriebsindividuellen Kriterienkatalog, verhindert aber die typische Sucherei.
- Bestandsregister, aktuell geführt und abgeglichen mit der Tierdatenbank
- Lieferscheine und Rechnungen für alle zugekauften Futtermittel
- Tierarzneimitteldokumentation samt Abgabebelegen und Wartezeiten
- Nachweise über Reinigung, Desinfektion und Schädlingsmonitoring
- Wasseranalyse, sofern für Ihren Betriebszweig gefordert
- Nachweise zur Sachkunde der Mitarbeiter
- Dokumentation der Eigenkontrollen des laufenden Jahres
Warum Vorbereitung nicht kurzfristig geht
Der Auditor prüft nicht den Zustand am Prüfungstag, sondern die laufende Dokumentation über den zurückliegenden Zeitraum. Eine Eigenkontrolle, die im März hätte stattfinden sollen, lässt sich im Oktober nicht nachtragen.
Das ist der eigentliche Grund, warum wir bei laufend betreuten Betrieben vor dem Audit kaum noch Aufwand haben. Der Ordner ist einfach immer aktuell.
Mehrere Standards zusammen denken
Viele Betriebe sind gleichzeitig in QS, in einem Tierwohlprogramm und bei der Ohne-Gentechnik-Zertifizierung. Die Anforderungen überschneiden sich zu großen Teilen.
Wer für jedes System eine eigene Ablage führt, macht die Arbeit mehrfach. Wir bauen eine gemeinsame Dokumentation auf, aus der sich die Nachweise für jeden Standard ableiten lassen, und legen die Audittermine soweit möglich zusammen.
Wenn eine Abweichung festgestellt wird
Eine Abweichung ist kein Weltuntergang. Sie muss innerhalb einer gesetzten Frist behoben und der Nachweis eingereicht werden.
Kritisch wird es, wenn dieselbe Abweichung im Folgeaudit erneut auftritt. Dann geht es nicht mehr um ein Versehen, sondern um ein System, das nicht funktioniert. Deshalb bearbeiten wir Abweichungen an der Ursache, nicht nur am Symptom.
Häufige Fragen
Wie oft findet ein QS-Audit statt?
Der Rhythmus richtet sich nach der Bewertung im Vorjahr. Gut bewertete Betriebe werden seltener geprüft. Wir behalten Ihren Termin im Blick.
Sind Sie beim Audit dabei?
Auf Wunsch ja. Wir begleiten den Termin, beantworten Fragen zur Dokumentation und nehmen festgestellte Abweichungen direkt auf.
Die genannten Termine und Anforderungen gelten als Regelfall und können sich je nach Bundesland und Jahr unterscheiden. Für Ihren Betrieb prüfen wir die verbindlichen Vorgaben im Einzelfall. Dieser Beitrag ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung.
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